Zašto tvrtke outsourcing?
Postoje mnogi razlozi zbog kojih tvrtka može odlučiti outsourcing određenih poslovnih funkcija. Neki od najčešćih razloga uključuju:
- Smanjenje i kontrolu operativnih troškova
- Poboljšanje fokusa tvrtke
- Postizanje pristupa mogućnostima svjetske klase
- Oslobađanje unutarnjih resursa za druge svrhe
- Pojednostavljenje ili povećanje učinkovitosti za dugotrajne funkcije
- Maksimiziranje korištenja vanjskih resursa
- Dijeljenje rizika s partnerskom tvrtkom
No ti razlozi nisu dovoljni za provedbu uspješnog programa outsourcinga. Zapravo, tvrtke moraju osigurati da smatraju sve komponente i sposobne su ispuniti zahtjeve za uspješno outsourcing.
Zahtjevi za uspješno outsourcing
U ranim danima smanjenje troškova ili broja zaposlenih bili su najčešći razlozi za outsourcing. Danas su vozači često strateški i fokusiraju se na obavljanje aktivnosti s dodanom vrijednošću unutar tvrtke gdje organizacija može najbolje iskoristiti vlastite temeljne kompetencije.
Kritična područja uspješnog programa outsourcinga uključuju:
- Jasnoća u pogledu ciljeva i ciljeva tvrtke
- Strateška vizija i plan
- Odabir dobavljača
- Menadžment veza
- Pravilno strukturirani ugovori o podugovorima i dobavljačima
- Otvorena komunikacija utječe na dionike
- Viša voditeljska podrška i uključenost
- Pažljiva pozornost na pitanja osoblja
- Kratkoročno financijsko opravdanje
Pomognimo malo dublje u dva od ovih uvjeta: otvorena komunikacija i izvršna i viša vodstva.
Otvori komunikaciju
Otvorena komunikacija i izvršna podrška posebno su važni za uspješan proces outsourcinga. Dodatna razmatranja trebaju biti za djelotvoran ugovor o razini usluge (SLA), koji je otvoreno dostupan svim zaposlenicima.
Bez obzira na ishod dogovora o outsourcingu, upravljanje promjenama od temeljne je važnosti za uspjeh programa. Procjena zahtjeva dionika je prvi dio ovog procesa, a ključni su otvoreni kanali komunikacije tijekom tog vremena. Svi bi trebali biti uključeni u proces.
Izvršna podrška
Strateški ciljevi, poput inicijativa za outsourcing, moraju proizlaziti iz vrha tvrtke. Viši menadžment mora artikulirati ciljeve i ciljeve inicijative outsourcinga i priopćiti kako će proces imati koristi od organizacije.
Današnji menadžeri gledaju naprijed i prepoznaju da odgovornost za osiguravanje uspjeha inicijativa outsourcinga svoje tvrtke ne prestaje kad se tinta osuši na ugovor, ali nažalost to nije uvijek bio slučaj.
Kako izbjeći neuspjeh u outsourcingu s upravljanjem odnosima
Kombinacija neizvjesnosti i nedostatka pažnje na kritične detalje stvorila je današnji scenarij gdje će, prema grupi The Gartner, 25 posto ugovora o outsourcingu biti pregovara ili otkazano u roku od tri godine. Kontinuirano upravljanje odnosom je važno. Viša uprava mora ostati uključena tijekom provedbe ugovora.
Ne samo da bi trebao postojati jasno definiran postupak eskalacije, već bi se rukovodstvo trebalo sastati u odgovarajućim razmacima kako bi razmotrili odnos outsourcinga. Također bi trebalo održati sastanke na operativnoj razini kako bi se riješio rad u ugovoru o outsourcingu u praksi, identificirati i riješiti sve probleme koji su naišli i dogovoriti promjene kako bi se osiguralo kontinuirano zadovoljstvo