Kada i zašto trebate obrazac W-9?
Tko mora izdati obrasce 1099-C?
Upute za Obrazac 1099-MISC iz Internal Revenue Service objašnjavaju razne situacije koje zahtijevaju tvrtku za izdavanje obrasca 1099-MISC.
Morate popuniti, podnijeti ovaj obrazac i izdati ga svim dobavljačima ili izvođačima - a ne zaposlenicima - kojima ste tijekom godine plaćali 600 ili više.
Zaposlenik je onaj čiji posao vi ili vaša tvrtka kontroliraš. Ako plaćate nekoga da odgovori na svoje telefone, on je najvjerojatnije zaposlenik jer ste postavili svoje sate i odredili što bi trebao raditi dok je on na satu. Zaposlenici ne zahtijevaju 1099-MISC obrazac.
Ako plaćate nekoga da čisti vaš ured kada niste otvoreni za posao, a on stigne i to od vremena do svoje odluke, najvjerojatnije je samostalni poduzetnik i on zahtijeva Obrazac 1099-MISC. Služba za unutarnje prihode objašnjava sitnije točke identifikacije samostalnih poduzetnika u odnosu na zaposlenike.
Iznimke od pravila izvođača / dobavljača
Ne morate izdavati obrasce 1099-MISC C- i S-korporacijama ili entitetima od kojih kupujete proizvode, kao što je roba koju ćete kasnije preprodati.
Izvršene su i plaćanja izvođačima i dobavljačima debitnom karticom, kreditnom karticom ili trećim stranama poput PayPala - IRS koristi drugačiji način praćenja tih transakcija.
Kada pitati za dovršen obrazac W-9?
Dobra je praksa zatražiti od nezavisnog ugovaratelja ispunjavanje obrasca W-9 čim posao zna da će mu morati izdati 1099.
Ali ponekad dopuštamo da ti zahtjevi kliznu do siječnja kad pregledavamo računovodstvene zapise i shvatimo da nismo stigli do njega.
Ako morate izdati 1099-MISC i nemate dovršen obrazac W-9 u datoteci, recite nešto slično: "Hej, šaljem vašu 1099-MISC do kraja siječnja i shvatio sam nemate W-9 od tebe. Možete li ga ispuniti i poslati mi? Na taj način dobavljač zna da će informacije o Obrascu W-9 biti korištene za generiranje određenog poreznog dokumenta.
Potaknite ljude da vam dostave ispunjeni obrazac W-9 na siguran način. Popunjeni W-9 sadrži osjetljive podatke kao što je broj socijalnog osiguranja osobe. Ti se podaci trebaju držati što privatnijima i sigurnijima kako bi se smanjio rizik od pada podataka u krive ruke. Prijenos dovršenog obrasca W-9 kao nesiguran privitak datoteke na e-poštu nije preporučljiv. Zatražite je da ga primite poštom, isporukom ručno ili kao privitak datoteke zaštićenoj zaporkom na e-poštu.
NAPOMENA: porezni se zakoni periodički mijenjaju, a gore navedeni podaci možda neće odražavati najnovije izmjene. Obratite se poreznom službeniku za najnovije savjete. Informacije sadržane u ovom članku ne služe kao porezni savjeti i nisu zamjena za porezne savjete.
Daljnje čitanje:
- Saznajte više o obrascu W-9
- Preuzmite praznu Obrazac W-9 iz IRS-a (pdf)
- Preuzmite upute za podnositelje zahtjeva obrasca W-9 iz IRS-a (pdf)
- Kako pripremiti obrazac 1099-MISC za 2013. (o poslovnom zakonu i porezima)