Najbolji način siguran za slanje poreznih dokumenata vašem računovođu

by William Perez

Oduprite se zahtjevu za upotrebom e-pošte

U doba Interneta postaje sve češća u poreznom vremenu kako bi se ljudi uputili u pomoć stručnjaka i računovođa koji bi mogli biti na nezgodnoj udaljenosti. Može biti primamljivo poslati e-mail potrebne informacije, ali to nije najbolja ideja.

Potrebno je osigurati da se porezni dokumenti isporučuju vašem ovlaštenom javnom računovođi, upisanom zastupniku ili drugom poreznom stručnjaku na najsigurniji i pouzdaniji način. Porezni dokumenti sadrže vrlo osjetljive podatke kao što su vaše ime, adresa, brojevi socijalnog osiguranja za vas i vaše uzdržavane članove, koliko novaca zaradite i gdje se nalazite. I to je samo za početak. Ako ti podaci padne u pogrešne ruke, mogli biste završiti kao žrtva krađe identiteta.

Evo nekoliko savjeta kako osigurati da vaši dokumenti i podaci dođu na svoje odredište netaknuti i sigurni.

Ažurirano siječnja 2018. Beverly Bird

Napravite popis

Napravite popis svih vaših W-2 , 1099, i drugih poreznih dokumenata. To postiže dvije stvari: točno ćete znati što ste poslali vašem računovođu i ako se nešto izgubi i ne dođe na drugu stranu, možete utvrditi što je to bilo. Također ćete imati početak kontrolnog popisa za pripremu poreza za sljedeću godinu.

Napravite sigurnosnu kopiju

Ako prenosite stvarne papirnate kopije poreznih dokumenata, učinite sebi uslugu i prvo ih kopirajte. Na taj način nećete biti bez kritičnih informacija ako se doista izgube. Možete ih fotokopirati ili ih skenirati u slikovne ili PDF datoteke, a zatim ih spremiti na računalo i na bljesak voziti kao dodatnu mjeru opreza. Ipak to činite, pobrinite se da imate sigurnosnu kopiju prije slanja papirologije računovođi.

03 Najbolja opcija je ručna isporuka

Kada špijun želi osigurati da se dokument isporučuje pravoj osobi u pravo vrijeme u filmovima, on ga osobno isporučuje. Ne iskorištava šansu da se može presresti.

Takvu taktiku starog školovanja možete postaviti za vas osobnim isporukom poreznih dokumenata vašem računovođi ako je to moguće. U najmanju ruku, predajte ih svom pomoćniku, tajniku, recepcionaru ili drugom uredskom osoblju. Time se uklanjaju svi rizici da će se izgubiti u prijenosu ili će ih prisluškivati prisluškivači.

04 Slanje dokumenata

Dostava pošte prilično je sigurna i vjerojatno je vaša druga najbolja opcija ako živite u Philadelphiji, a vaš računovođa je u Pittsburghu pa je isporuka robe jednostavno opcija.

Vaši su dokumenti zaštićeni od povremenih prisluškivanja zbog toga što su umotani u omotnicu. Otvaranje tuđe e-mail-a je zločin, barem u SAD-u, a iako to ne bi moglo spriječiti određenog kriminalca, barem postoje zakoni o knjigama za kažnjavanje prekršitelja.

To je rekao, dokumenti mogu i ponekad postati izgubljeni ili oštećeni putem pošte, pa bi bilo dobro slati te sigurnosne kopije koje ste napravili, a ne izvorne. Razmislite o upotrebi nekog oblika isporuke ili potvrde potpisa ili potpuno zaobiđujte američku poštansku uslugu i koristite uslugu dostave, na primjer Federal Express ili UPS.

Faksiranje vaših dokumenata

Faksiranje dokumenata vašem računovođu može biti brz način da ih isporučuje i relativno je siguran. Sve dok se telefonska linija knjigovođa ne iskoristi, šanse su dobro da vaš kradljivci identiteta neće biti presreli vaš prijenos. Ali budite apsolutno sigurni da imate ispravan broj faksa.

Postoji nekoliko nedostataka. Faksirani dokumenti mogu se ponekad teško čitati, a posljednja stvar koju porezni stručnjak želi učiniti jest sjediti tamo i pogađati je li broj šest ili osam ili uzimao dodatno vrijeme da vas pozove da saznate. Faksiranje najbolje funkcionira ako samo trebate poslati nekoliko stranica. Za duže dokumente, a posebno za dokumente koji sadrže informacije s obje strane stranice, faksiranje možda nije najbolje rješenje.

06 Ako morate koristiti e-poštu ...

E-adresa je prikladna i brza, ali može pružiti jednaku sigurnost kao i razglednica. Ako ne poduzimate mjere predostrožnosti, svaki mrežni operater može vidjeti sadržaj e-pošte i pregledati vaše privitke. Bez obzira na to obrađuju pažnju i zapravo prate sadržaj, postoji još potencijal.

Provjerite radi li vaš računovođa sigurnu sigurnost razmjene datoteka kao što je LeapFile. Mnogi, prema Chip Capelli, računovođa nalazi u Provincetown, Massachusetts, a to može biti igra mjenjač.

U najmanju ruku, stavite porezne dokumente u šifrirani omot kao što je DOC, PDF ili ZIP datoteka zaštićena lozinkom. "Skenirajte sve na PDF i zatim ga zaštitite lozinkom", savjetuje Capelli. Nikad ne šaljite informacije koje želite zadržati privatnim, kao što je broj socijalnog osiguranja, kao običan tekst u tijelu e-pošte. Što ako slučajno pošaljete poruku na pogrešnu adresu ili skenirate e-poštu i podatke koje ste dobili od svog davatelja usluga? Poduzimanje mjera predostrožnosti za osiguranje poreznih dokumenata pomaže u zaštiti vaših financijskih sredstava.

Ako je gore, dolazi do najgoreg

Odmah se obratite internoj prihodnoj službi ako ustanovite da ste bili ugroženi unatoč vašim najvećim naporima. Zapravo, možete se obratiti IRS-u ako čak i pomislite da ste možda bili kompromitirani. IRS će istražiti. Pošaljite Obrazac 10439 kako bi prijavio poreznu prijevaru ili sumnju na prijevaru ove prirode. Možete pristupiti obrascu na IRS web stranici zajedno s informacijama o tome gdje biste trebali poslati e-mail ili faksirati.